Generador gratis de facturas

Ni app, ni cuenta para sus primeros dos documentos — hágalos, imprímalos, mándelos, sin registrarse. Un estimado cuenta igual que una factura. Cuando ya usó esos dos, los documentos ilimitados cuestan $8.99/mes y ahí es cuando crearía una cuenta. El contenido de sus facturas nunca sale de su dispositivo, de una forma u otra.

Toque “Enviar como PDF” y se abre el menú de compartir de su propio teléfono con la factura terminada adjunta — elija Mensajes, Mail, WhatsApp, lo que use, y el cliente ya está en sus contactos, así que no hay nada que escribir. “Enviar por SMS” la manda como imagen, que se ve directo en el hilo del mensaje. De cualquier forma el monto a pagar, sus instrucciones de pago y su enlace de pago viajan en el mensaje, y el archivo se construye en su teléfono — nunca pasa por nosotros.

Ponga su enlace o usuario de pago en “Cobre en línea” y cada factura lleva un código de escanear y pagar: su cliente apunta la cámara del teléfono y su app de pagos se abre, ya apuntando a usted. Tres caminos, porque los clientes leen la factura en lugares distintos — escanear el código en una copia impresa, tocar el código en el PDF (un teléfono no puede fotografiar su propia pantalla, así que en el teléfono el toque es el que funciona), o tocar el enlace del mensaje que usted mandó. El dinero se mueve directo entre su cliente y su propia cuenta de pagos — no somos un procesador de pagos, nunca lo tocamos, y nunca vemos si le pagaron.

El nombre de su negocio y su número de licencia, el nombre del cliente y la dirección del servicio, el trabajo desglosado (por ejemplo: Services rendered), el impuesto si aplica, cualquier depósito ya recibido, y sus términos de garantía. Más allá de eso, las facturas llevan cosas que la lista genérica no menciona: una descripción clara de qué se entregó y cuándo, para que la línea todavía tenga sentido para alguien que la lea en un año sin usted en el cuarto. Feche cada bloque de trabajo, dele a cada petición fuera de alcance su propia línea de change order nombrando quién la pidió y cuándo, y separe lo que puso usted de lo que puso el cliente — esas tres costumbres contestan casi toda pregunta que a una factura le llegan a hacer.

La disputa en este tipo de trabajo casi nunca empieza con el trabajo. Empieza semanas después, cuando alguien que no estuvo ahí lee la factura. Es el cónyuge, el contador, o la gerente de oficina que reemplazó a la persona que lo contrató, y una sola línea que dice servicios prestados no les dice nada. Le llaman a pedirle que justifique el total de memoria, y para entonces la memoria es el único registro que les queda a los dos.

La otra versión es la llamada del martes donde el cliente pidió una cosa más y usted dijo que sí sin escribirlo. Feche cada bloque de trabajo en la factura y diga qué se entregó realmente. Dele a cada petición fuera de alcance su propia línea de change order nombrando quién la pidió y cuándo. El tiempo más allá de lo que estimó también va en su propia línea, nunca doblado calladamente entre las horas.

La tercera es el estándar que el cliente creyó que estaba comprando. Nadie pelea por trabajo que puede medir contra algo escrito, así que escriba el estándar: cómo se ve terminado, qué quedó excluido, qué cubre una visita de seguimiento y qué no. Un estimado que nombra sus exclusiones vale más que uno que solo nombra su precio.

Las horas que se esfuman rara vez son las horas en el sitio. Son el viaje de regreso porque el edificio estaba cerrado o el cuarto seguía ocupado, el tiempo parado mientras terminaba el oficio que iba antes que usted, y la vuelta por material hecha antes de que el día oficialmente empezara.

Los clientes comerciales agregan su propia capa. El W-9, el certificado de seguro nombrándolos como asegurado adicional, el registro en el portal de proveedores que se come una tarde y una llamada, y el lien waiver que quieren adjunto a cada pago, todo eso es tiempo suyo.

El alcance es el otro. Un estimado por escrito con un take-off real detrás es trabajo caiga o no caiga el contrato, y un cliente que revisó el alcance dos veces lo puso a escribirlo tres veces. El soporte por teléfono y correo entre visitas también cuenta, y también la perseguidera del final — la factura que hay que volver a subir por un portal, la aprobación que se queda en el escritorio de alguien, la segunda copia que se manda a cuentas por pagar. Ponga cada uno de estos en el documento como su propia línea aunque lo lleve sin cargo.

Fotografíe el espacio antes de que nada suyo esté adentro. Usted trabaja en cuartos que no son suyos, y el rayón en el piso o la moldura estrellada que ya estaba ahí la primera mañana se vuelve suya en el momento en que nadie puede probar lo contrario. Tome fotos de llegada y de salida en cada visita, incluyendo las visitas donde no hizo más que esperar acceso.

Guarde las aprobaciones por escrito y con fecha. Un mensaje de texto que dice adelante es un registro, y muchas veces el único que va a tener. Registre números de serie y etiquetas de activo de todo lo que instaló, retiró o se llevó, y archive el ticket del tiradero y los recibos de entrega junto con el trabajo en lugar de dejarlos en la troca.

Un año después, lo que le van a pedir es prueba de que estuvo en el sitio en fechas concretas, en qué condición estaba el lugar cuando llegó, y quién le dijo que procediera. Guarde el estimado que el cliente aceptó con la fecha en que lo aceptó, y guarde el historial de versiones si el alcance cambió, porque la mayoría de los pleitos son sobre cuál versión creía cada quien que estaba vigente.

Empiece con otra pregunta: ¿el trabajo lleva impuesto siquiera? En la mayoría de los estados, el trabajo que mejora una propiedad — una instalación nueva, una remodelación, una ampliación — lo convierte a usted en el usuario final de los materiales. Usted pagó el impuesto en la proveedora y no le agrega impuesto a la factura del cliente. Las reparaciones y el mantenimiento llevan impuesto mucho más seguido, y algunos estados tratan distinto el trabajo residencial y el comercial. Si el impuesto sí aplica, la tasa es la de la dirección del servicio: solo unos cuantos estados tienen una sola tasa estatal, y en el resto los condados y ciudades agregan encima. Toque “¿No sabe si cobrar impuesto sobre las ventas?” debajo del campo de impuesto, elija su estado, y le mostramos la tasa estatal y el enlace directo a la guía de su departamento de ingresos. Y no existe impuesto federal sobre las ventas — su impuesto federal es el de ingresos y el de trabajo por cuenta propia, que se arregla con el IRS, no algo que se le cobra al cliente. Cuando no aplica, deje la tasa en 0.