Generador gratis de facturas

¿Este generador de facturas es gratis de verdad?

Sus primeras 3 facturas son completamente gratis — sin cuenta, sin tarjeta, sin marca de agua. Después cuesta $4.99/mes por ilimitadas.

¿Necesito una cuenta o una app?

Ni app, ni cuenta para sus primeras tres facturas — hágalas, imprímalas, mándelas, sin registrarse. Cuando ya usó esas tres, las facturas ilimitadas cuestan $4.99/mes y ahí es cuando crearía una cuenta. El contenido de sus facturas nunca sale de su dispositivo, de una forma u otra.

¿Cómo le mando la factura a mi cliente?

Toque “Enviar como PDF” y se abre el menú de compartir de su propio teléfono con la factura terminada adjunta — elija Mensajes, Mail, WhatsApp, lo que use, y el cliente ya está en sus contactos, así que no hay nada que escribir. “Enviar por SMS” la manda como imagen, que se ve directo en el hilo del mensaje. De cualquier forma el monto a pagar, sus instrucciones de pago y su enlace de pago viajan en el mensaje, y el archivo se construye en su teléfono — nunca pasa por nosotros.

¿Cómo me pagan mis clientes?

Ponga su enlace o usuario de pago en “Cobre en línea” y cada factura lleva un código de escanear y pagar: su cliente apunta la cámara del teléfono y su app de pagos se abre, ya apuntando a usted. Tres caminos, porque los clientes leen la factura en lugares distintos — escanear el código en una copia impresa, tocar el código en el PDF (un teléfono no puede fotografiar su propia pantalla, así que en el teléfono el toque es el que funciona), o tocar el enlace del mensaje que usted mandó. El dinero se mueve directo entre su cliente y su propia cuenta de pagos — no somos un procesador de pagos, nunca lo tocamos, y nunca vemos si le pagaron.

¿Qué apps de pago funcionan con el código de escanear y pagar?

Cash App, PayPal y Venmo pueden llevar el monto en el enlace, así que la app del cliente se abre con el saldo ya puesto — escriba su $cashtag, su usuario @venmo o su dirección paypal.me. Cualquier otro enlace de pago también sirve (un enlace de Stripe o Square, o su propia página de citas); esos no pueden llevar el monto, así que el cliente lo escribe. Zelle no tiene estándar de enlaces, así que ponga su número de Zelle en “Cómo pagar”. Use lo que use, toque Probar este enlace una vez — abre la página donde va a caer su cliente, para que revise que el nombre es el suyo. Un carácter mal escrito manda su dinero a un desconocido, y ninguna app de pagos le va a avisar.

¿Debo cobrar con mi Venmo o Cash App personal?

Revise primero — esta muerde a los tradespeople. El acuerdo de usuario de Venmo no permite recibir pagos de negocio en un perfil personal, y a las cuentas que agarran haciéndolo les pueden retener, revertir o congelar el dinero — que es su nómina en el limbo. Cash App y PayPal marcan la misma línea entre pagarle a un amigo y cobrar por trabajo. Las tres ofrecen un perfil de negocio que sí puede recibir pagos de clientes; espere una pequeña comisión por pago y reporte al IRS, que de todos modos es lo que usted quiere cuando ya está facturando. Pregúntele a su contador antes de la primera factura, no cuando la cuenta ya está bloqueada.

¿Puedo volver a abrir una factura anterior?

Sí. Cada documento que imprime se guarda automáticamente en este dispositivo. Ábralo desde “Documentos guardados en este dispositivo”, edítelo y vuelva a imprimir. Use el mismo navegador y ahí está siempre.

¿Qué debe incluir una factura?

El nombre de su negocio y su número de licencia, el nombre del cliente y la dirección del servicio, el trabajo desglosado (por ejemplo: Services rendered), el impuesto si aplica, cualquier depósito ya recibido, y sus términos de garantía. Más allá de eso, las facturas llevan cosas que la lista genérica no menciona: una descripción clara de qué se entregó y cuándo, para que la línea todavía tenga sentido para alguien que la lea en un año sin usted en el cuarto.

¿Qué causa los callbacks en trabajos, y cómo los evito?

La disputa en este tipo de trabajo casi nunca empieza con el trabajo. Empieza semanas después, cuando alguien que no estuvo ahí lee la factura. Es el cónyuge, el contador, o la gerente de oficina que reemplazó a la persona que lo contrató, y una sola línea que dice servicios prestados no les dice nada. Le llaman a pedirle que justifique el total de memoria, y para entonces la memoria es el único registro que les queda a los dos. La otra versión es la llamada del martes donde el cliente pidió una cosa más y usted dijo que sí sin escribirlo. Feche cada bloque de trabajo en la factura y diga qué se entregó realmente. Dele a cada petición fuera de alcance su propia línea de change order nombrando quién la pidió y cuándo. El tiempo más allá de lo que estimó también va en su propia línea, nunca doblado calladamente entre las horas.

¿Qué trabajo se hace y nunca se factura?

Las horas que se esfuman rara vez son las horas en el sitio. Son el viaje de regreso porque el edificio estaba cerrado o el cuarto seguía ocupado, el tiempo parado mientras terminaba el oficio que iba antes que usted, y la vuelta por material hecha antes de que el día oficialmente empezara. Los clientes comerciales agregan su propia capa. El W-9, el certificado de seguro nombrándolos como asegurado adicional, el registro en el portal de proveedores que se come una tarde y una llamada, y el lien waiver que quieren adjunto a cada pago, todo eso es tiempo suyo. El alcance es el otro. Un estimado por escrito con un take-off real detrás es trabajo caiga o no caiga el contrato, y un cliente que revisó el alcance dos veces lo puso a escribirlo tres veces. El soporte por teléfono y correo entre visitas también cuenta. Ponga cada uno de estos en el documento como su propia línea aunque lo lleve sin cargo.

¿Qué debo dejar registrado de un trabajo?

Fotografíe el espacio antes de que nada suyo esté adentro. Usted trabaja en cuartos que no son suyos, y el rayón en el piso o la moldura estrellada que ya estaba ahí la primera mañana se vuelve suya en el momento en que nadie puede probar lo contrario. Tome fotos de llegada y de salida en cada visita, incluyendo las visitas donde no hizo más que esperar acceso. Guarde las aprobaciones por escrito y con fecha. Un mensaje de texto que dice adelante es un respaldo, y muchas veces el único que va a tener. Registre números de serie y etiquetas de activo de todo lo que instaló, retiró o se llevó, y archive el ticket del tiradero y los recibos de entrega junto con el trabajo en lugar de dejarlos en la troca. Un año después, lo que le van a pedir es prueba de que estuvo en el sitio en fechas concretas, en qué condición estaba el lugar cuando llegó, y quién le dijo que procediera.

¿Puedo hacer estimados también?

Sí — cambie el Tipo de documento a Estimado. La numeración, el guardado y la impresión funcionan exactamente igual.

¿Y si no tengo número de licencia?

Déjelo en blanco — es opcional, y un campo de licencia vacío se omite solo de la factura impresa. No todos los estados licencian todos los oficios. Si necesita licencia depende por completo de qué hace y dónde. La mayoría de las jurisdicciones piden un registro básico de negocio de todos modos; los servicios regulados necesitan la suya propia. El clerk de su ciudad o condado es la respuesta más rápida. Las reglas cambian y varían por estado y ciudad, así que confirme la suya con la junta de licencias de su estado en lugar de creerle a una página web — incluida esta.

¿Cómo llevo la cuenta de quién me debe?

Cada factura que imprime se guarda con estado NO PAGADA. Abra “Documentos guardados en este dispositivo” para ver su total pendiente de un vistazo, y toque el estado para marcarla pagada cuando caiga el dinero.

¿Y si mi cliente dice que está exento de impuestos?

Consiga el certificado de exención y guárdelo con el trabajo. Iglesias, escuelas, organizaciones benéficas y trabajos de ciudad o condado suelen estar exentos, y un contratista general que compra su trabajo para revenderlo suele ser una reventa más que una exención — en ambos casos es trabajo del cliente probarlo, no suyo asumirlo. Si no cobra el impuesto y no hay certificado válido archivado, el auditor le cobra a usted el impuesto no recaudado, con intereses. Pregunte antes de facturar, y ponga una línea en las notas para que una factura sin impuesto se explique sola años después.

¿Qué tasa de impuesto cobro en una factura?

Empiece con otra pregunta: ¿el trabajo lleva impuesto siquiera? En la mayoría de los estados, el trabajo que mejora una propiedad — una instalación nueva, una remodelación, una ampliación — lo convierte a usted en el usuario final de los materiales. Usted pagó el impuesto en la proveedora y no le agrega impuesto a la factura del cliente. Las reparaciones y el mantenimiento llevan impuesto mucho más seguido, y algunos estados tratan distinto el trabajo residencial y el comercial. Si el impuesto sí aplica, la tasa es la de la dirección del servicio: solo unos cuantos estados tienen una sola tasa estatal, y en el resto los condados y ciudades agregan encima. Toque “¿No sabe si cobrar impuesto sobre las ventas?” debajo del campo de impuesto, elija su estado, y le mostramos la tasa estatal y el enlace directo a la guía de su departamento de ingresos. Y no existe impuesto federal sobre las ventas — su impuesto federal es el de ingresos y el de trabajo por cuenta propia, que se arregla con el IRS, no algo que se le cobra al cliente. Cuando no aplica, deje la tasa en 0.