Plantillas gratis de factura y estimado para 30 oficios (Word, Excel, PDF)

Una plantilla de factura para oficios es un formulario de cobro en blanco — número y fechas, una tabla de líneas, las líneas del dinero y espacio para notas — y la página de cada oficio le dice lo que ese oficio escribe en ella: la línea de la licencia, las unidades en que cobra, la separación entre partes y mano de obra, el trabajo que un cliente rechazó. Descargue una en Word, Excel, PDF o CSV — basta con una cuenta gratuita — o, sin ninguna cuenta, imprima una hoja en blanco directo desde la página o llene una en su navegador.

Elija su oficio

30 oficios, 20 diseños, 122 archivos. La página de cada oficio muestra los 20 diseños tal como se ven impresos antes de que elija uno, y un ejemplo lleno con precios de la propia biblioteca de trabajos de ese oficio — no una lista genérica con el nombre cambiado. Lo que descarga es la hoja en blanco: un formulario para escribir, como factura o como estimado, en los tres formatos — su propio logo y los datos de su negocio se imprimen arriba cuando imprime desde la página de un oficio con Pro.

Word, Excel o CSV — cuál descargar

Word (.DOCX) es el que quiere la mayoría. Se imprime tal como se ve, es fácil poner su logo arriba y es el formato que un cliente puede abrir en cualquier computadora. Descárguelo si sus líneas se parecen de un trabajo a otro y lo único que suele volver a escribir es la descripción y el monto. Excel (.XLSX) se gana su lugar en cuanto importan las cantidades: pies cuadrados, pies lineales, conteos por pieza, horas por técnico. Las columnas de cantidad y tarifa se multiplican solas y el total se suma solo, así que un trabajo de veinte líneas deja de ser una cuenta que usted hace dos veces para estar seguro. CSV es el sencillo, y es la opción correcta por una sola razón — se abre en todo. Si el trabajo va a pasar después a un programa de contabilidad, o le entrega sus registros a quien le lleva los libros, el CSV se abre en cualquier hoja de cálculo, así que sus renglones se pueden pasar a otro lado donde un .DOCX tendría que volver a escribirse.

Lo que ya trae cada plantilla de esta página

Los archivos Word, Excel y CSV traen el bloque del encabezado — el nombre de su negocio, teléfono, correo y número de licencia; en Word y Excel, con espacio para un logo — y el bloque del cliente: a quién se le cobra y, por separado, dónde se hizo el trabajo — son direcciones distintas más seguido de lo que supone una plantilla genérica, y en una propiedad rentada o administrada casi nunca son la misma. El PDF y el talonario que imprime desde la página no traen el bloque del cliente y su encabezado sale sin datos (con Pro, el talonario impreso lleva arriba su logo y los datos de su negocio): empiezan en el número, la fecha y la fecha de pago, o en el estimado, hasta cuándo es válido. Un número de factura y una fecha, porque a una factura sin ninguno de los dos no se le puede reclamar el pago. La tabla de líneas con descripción, cantidad, tarifa y monto, con espacio para escribir en cada renglón. Un subtotal, una línea de impuesto, un depósito y el saldo pendiente — cada uno con su etiqueta y, después de cada uno, un espacio lo bastante ancho para escribir una cifra. Un campo de notas para los términos de garantía y para el trabajo que el cliente rechazó. La versión de estimado dice “Valid until” (válido hasta) donde la factura dice “Due” (vence), y “Estimated total” (total estimado) donde la factura dice “Balance due” (saldo pendiente), porque en una oferta todavía no se debe nada — y un cliente que recibe un estimado encabezado con “Balance due” a veces lo paga.

Cuándo un archivo descargado deja de ser la herramienta correcta

Una plantilla es la respuesta correcta para un puñado de facturas al mes. Deja de serlo en el momento en que nota que está escribiendo por cuarta vez la dirección del mismo cliente, o buscando lo que le cobró a ese cliente la primavera pasada, o sumando una columna en su teléfono en la entrada de una casa. Un archivo no puede recordar nada. La versión en el navegador de cada plantilla de esta página es el mismo documento con memoria: guarda los datos de su negocio, los precios que de verdad cobró y los documentos que ya mandó. Si no ha iniciado sesión, el contenido de sus facturas nunca sale de su dispositivo, sea con el archivo o con la versión en el navegador. Si inicia sesión, el perfil de su negocio — incluidos sus precios guardados y, con Pro, el nombre y la dirección de servicio de cada cliente de sus documentos — se guarda en su cuenta para que un segundo dispositivo se configure solo.

Preguntas comunes

¿De verdad son gratis estas plantillas de factura?

Sí — sin costo, sin marca de agua en el documento y sin nada que caduque o que mande datos a ningún lado. Lo que sí necesitan es una cuenta gratuita: los archivos Word, Excel, PDF y CSV solo se entregan a alguien con sesión iniciada, y para eso basta un correo y una contraseña, y no cuesta nada. No se descuentan de sus documentos gratis — un archivo es un formulario en blanco, no un documento que usted mandó. Imprimir un talonario directo desde la página de una plantilla no pide ninguna cuenta, y ese sí se descuenta: es un documento como cualquier otro, así que usa uno de sus dos gratis, y volver a imprimir ese mismo talonario es gratis. La versión en el navegador es gratis para sus primeros dos documentos — contados en su dispositivo o, mientras la sincronización de la cuenta esté activa para su cuenta y tenga la sesión iniciada, en su cuenta en todos sus dispositivos — y después le pide que se suscriba.

¿Qué archivo descargo, Word o Excel?

Descargue Word si cada vez escribe unas cuantas líneas, siempre las mismas, y quiere que se vea bien en papel. Descargue Excel si sus cantidades y tarifas cambian de un trabajo a otro y quiere que los totales de las líneas se sumen solos. El CSV es el que conviene si después va a pasar el trabajo a un programa de contabilidad, porque cualquier hoja de cálculo lo abre y sus renglones se pasan tal cual. Los tres traen los mismos campos, así que la decisión depende de cómo trabaja usted, no de lo que dice el documento.

¿Tengo que poner mi número de licencia en la factura?

Donde su estado otorga licencias para su oficio, póngalo en cada factura, y póngalo cerca del nombre de su negocio en lugar de dejarlo enterrado al final. Las reglas de licencias varían demasiado de un estado a otro para dar una sola respuesta aquí, pero la razón práctica para imprimirlo es la misma en todas partes: es la forma más rápida de contestarle a un cliente que está decidiendo si confiar en el papeleo, y en un trabajo con permiso es lo primero que buscan el inspector y la aseguradora.

¿Cuál es la diferencia entre la plantilla de factura y la de estimado?

Un estimado es una oferta y una factura es un cobro, así que los dos documentos dicen cosas distintas en los mismos lugares. La plantilla de estimado dice “Valid until” (válido hasta) donde la factura dice “Due” (vence), y “Estimated total” (total estimado) donde la factura dice “Balance due” (saldo pendiente). En un estimado todavía no se debe nada, y justo por eso un cliente que recibe uno encabezado con “Balance due” a veces lo paga. Las dos versiones de cada plantilla de esta página se descargan en los tres formatos.

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