Generador gratis de facturas de HVAC

¿Este generador de facturas de HVAC es gratis de verdad?

Sus primeras 3 facturas son completamente gratis — sin cuenta, sin tarjeta, sin marca de agua. Después cuesta $4.99/mes por ilimitadas.

¿Necesito una cuenta o una app?

Ni app, ni cuenta para sus primeras tres facturas — hágalas, imprímalas, mándelas, sin registrarse. Cuando ya usó esas tres, las facturas ilimitadas cuestan $4.99/mes y ahí es cuando crearía una cuenta. El contenido de sus facturas nunca sale de su dispositivo, de una forma u otra.

¿Cómo le mando la factura a mi cliente?

Toque “Enviar como PDF” y se abre el menú de compartir de su propio teléfono con la factura terminada adjunta — elija Mensajes, Mail, WhatsApp, lo que use, y el cliente ya está en sus contactos, así que no hay nada que escribir. “Enviar por SMS” la manda como imagen, que se ve directo en el hilo del mensaje. De cualquier forma el monto a pagar, sus instrucciones de pago y su enlace de pago viajan en el mensaje, y el archivo se construye en su teléfono — nunca pasa por nosotros.

¿Cómo me pagan mis clientes?

Ponga su enlace o usuario de pago en “Cobre en línea” y cada factura lleva un código de escanear y pagar: su cliente apunta la cámara del teléfono y su app de pagos se abre, ya apuntando a usted. Tres caminos, porque los clientes leen la factura en lugares distintos — escanear el código en una copia impresa, tocar el código en el PDF (un teléfono no puede fotografiar su propia pantalla, así que en el teléfono el toque es el que funciona), o tocar el enlace del mensaje que usted mandó. El dinero se mueve directo entre su cliente y su propia cuenta de pagos — no somos un procesador de pagos, nunca lo tocamos, y nunca vemos si le pagaron.

¿Qué apps de pago funcionan con el código de escanear y pagar?

Cash App, PayPal y Venmo pueden llevar el monto en el enlace, así que la app del cliente se abre con el saldo ya puesto — escriba su $cashtag, su usuario @venmo o su dirección paypal.me. Cualquier otro enlace de pago también sirve (un enlace de Stripe o Square, o su propia página de citas); esos no pueden llevar el monto, así que el cliente lo escribe. Zelle no tiene estándar de enlaces, así que ponga su número de Zelle en “Cómo pagar”. Use lo que use, toque Probar este enlace una vez — abre la página donde va a caer su cliente, para que revise que el nombre es el suyo. Un carácter mal escrito manda su dinero a un desconocido, y ninguna app de pagos le va a avisar.

¿Debo cobrar con mi Venmo o Cash App personal?

Revise primero — esta muerde a los tradespeople. El acuerdo de usuario de Venmo no permite recibir pagos de negocio en un perfil personal, y a las cuentas que agarran haciéndolo les pueden retener, revertir o congelar el dinero — que es su nómina en el limbo. Cash App y PayPal marcan la misma línea entre pagarle a un amigo y cobrar por trabajo. Las tres ofrecen un perfil de negocio que sí puede recibir pagos de clientes; espere una pequeña comisión por pago y reporte al IRS, que de todos modos es lo que usted quiere cuando ya está facturando. Pregúntele a su contador antes de la primera factura, no cuando la cuenta ya está bloqueada.

¿Puedo volver a abrir una factura anterior?

Sí. Cada documento que imprime se guarda automáticamente en este dispositivo. Ábralo desde “Documentos guardados en este dispositivo”, edítelo y vuelva a imprimir. Use el mismo navegador y ahí está siempre.

¿Qué debe incluir una factura de HVAC?

El nombre de su negocio y su número de licencia, el nombre del cliente y la dirección del servicio, el trabajo desglosado (por ejemplo: Condenser fan motor — parts & labor), el impuesto si aplica, cualquier depósito ya recibido, y sus términos de garantía. Más allá de eso, las facturas de HVAC llevan cosas que la lista genérica no menciona: la marca, el modelo y el número de serie del equipo, el tipo de refrigerante y cuántas libras agregó, y la garantía de piezas del fabricante declarada por separado de su propia garantía de mano de obra — esas son las tres cosas que el dueño regresa a preguntar un año después.

¿Qué causa los callbacks en trabajos de HVAC, y cómo los evito?

La recarga es la que regresa. Usted pesa refrigerante dentro de un sistema que ya lo está perdiendo, la casa enfría seis semanas, y el cliente llama diciendo que esto ya lo pagó una vez. Lo que resuelve ese pleito está en la descripción de la línea: tipo de refrigerante, libras agregadas, las presiones y el superheat que encontró antes de tocar nada, y una frase sencilla que diga que la fuga no se localizó ni se reparó en esta visita. Si se ofreció una búsqueda de fuga y la rechazaron, escriba que se ofreció y se rechazó. Haga lo mismo después de cambiar una pieza. Un capacitor y un contactor reviven un condensador muerto, y si el compresor se muere un mes después la visita se recuerda como la reparación que no aguantó. Anote el amperaje del compresor que midió ese día y la condición en que dejó el equipo, para que el siguiente técnico compare números en lugar de adivinar.

¿Qué trabajo de HVAC se hace y nunca se factura?

El trabajo de garantía es el hoyo más grande. El compresor sale gratis del fabricante, así que todo el trabajo se apunta como gratis, cuando la mano de obra, la recuperación, el nitrógeno, el filtro secador de la línea de líquido, la carga nueva y la hora que pasó levantando el reclamo son todos suyos. Dele a cada uno su propia línea aunque la pieza en sí marque cero. Luego el segundo viaje. Una tarjeta de control o un módulo ECM que no venía en la troca convierte un trabajo en una visita de diagnóstico y una visita de instalación, y la segunda es la que desaparece. El retiro del equipo también es una línea: bombear la carga a un cilindro de recuperación, batallar para sacar un furnace de un ático de escalera, y pagarle a algún lado para que reciba el metal. Igual sacar el permiso y la mañana esperando al inspector, más el pad, el whip, el float switch y la cubierta del line set que el trabajo necesitó.

¿Qué debo dejar registrado de un trabajo?

Fotografíe la placa de datos de la unidad exterior y la del coil interior o el furnace, no nada más una, porque un reclamo de garantía se resuelve sobre el par igualado y la serie del interior es la que nadie apunta. Los red tags necesitan fotos. Si usted mete la cámara a un intercambiador de calor cuarteado y cierra el gas, la imagen de la cámara y la lectura de CO en ppm con la hora en que la tomó son la diferencia entre una condena documentada y una acusación de que usted le cortó la calefacción a alguien para venderle un furnace. En una instalación, guarde los números de arranque: carga pesada al entrar, superheat y subcooling, presión estática, subida de temperatura, presión de manifold. Un fabricante preguntando por un compresor fallado un año después quiere exactamente esos. Después de una tormenta, un ajustador quiere modelo, serie, edad y una foto de las aletas del condensador aplastadas antes de que usted las peine.

¿Puedo hacer estimados también?

Sí — cambie el Tipo de documento a Estimado. La numeración, el guardado y la impresión funcionan exactamente igual.

¿Y si no tengo número de licencia?

Déjelo en blanco — es opcional, y un campo de licencia vacío se omite solo de la factura impresa. No todos los estados licencian todos los oficios. La mayoría de los estados licencian el trabajo de HVAC a nivel de contratista, y por separado, la certificación federal EPA Section 608 se le exige a cualquiera que abra un circuito sellado de refrigerante en cualquier parte del país. Si usted tiene las dos, el número de licencia de contratista es el que los clientes esperan ver en la factura. Las reglas cambian y varían por estado y ciudad, así que confirme la suya con la junta de licencias de su estado en lugar de creerle a una página web — incluida esta.

¿Cómo llevo la cuenta de quién me debe?

Cada factura que imprime se guarda con estado NO PAGADA. Abra “Documentos guardados en este dispositivo” para ver su total pendiente de un vistazo, y toque el estado para marcarla pagada cuando caiga el dinero.

¿Y si mi cliente dice que está exento de impuestos?

Consiga el certificado de exención y guárdelo con el trabajo. Iglesias, escuelas, organizaciones benéficas y trabajos de ciudad o condado suelen estar exentos, y un contratista general que compra su trabajo para revenderlo suele ser una reventa más que una exención — en ambos casos es trabajo del cliente probarlo, no suyo asumirlo. Si no cobra el impuesto y no hay certificado válido archivado, el auditor le cobra a usted el impuesto no recaudado, con intereses. Pregunte antes de facturar, y ponga una línea en las notas para que una factura sin impuesto se explique sola años después.

¿Qué tasa de impuesto cobro en una factura de HVAC?

Empiece con otra pregunta: ¿el trabajo lleva impuesto siquiera? En la mayoría de los estados, el trabajo que mejora una propiedad — una instalación nueva, una remodelación, una ampliación — lo convierte a usted en el usuario final de los materiales. Usted pagó el impuesto en la proveedora y no le agrega impuesto a la factura del cliente. Las reparaciones y el mantenimiento llevan impuesto mucho más seguido, y algunos estados tratan distinto el trabajo residencial y el comercial. Si el impuesto sí aplica, la tasa es la de la dirección del servicio: solo unos cuantos estados tienen una sola tasa estatal, y en el resto los condados y ciudades agregan encima. Toque “¿No sabe si cobrar impuesto sobre las ventas?” debajo del campo de impuesto, elija su estado, y le mostramos la tasa estatal y el enlace directo a la guía de su departamento de ingresos. Y no existe impuesto federal sobre las ventas — su impuesto federal es el de ingresos y el de trabajo por cuenta propia, que se arregla con el IRS, no algo que se le cobra al cliente. Cuando no aplica, deje la tasa en 0.