Generador gratis de facturas de limpieza

¿Este generador de facturas de limpieza es gratis de verdad?

Sus primeras 3 facturas son completamente gratis — sin cuenta, sin tarjeta, sin marca de agua. Después cuesta $4.99/mes por ilimitadas.

¿Necesito una cuenta o una app?

Ni app, ni cuenta para sus primeras tres facturas — hágalas, imprímalas, mándelas, sin registrarse. Cuando ya usó esas tres, las facturas ilimitadas cuestan $4.99/mes y ahí es cuando crearía una cuenta. El contenido de sus facturas nunca sale de su dispositivo, de una forma u otra.

¿Cómo le mando la factura a mi cliente?

Toque “Enviar como PDF” y se abre el menú de compartir de su propio teléfono con la factura terminada adjunta — elija Mensajes, Mail, WhatsApp, lo que use, y el cliente ya está en sus contactos, así que no hay nada que escribir. “Enviar por SMS” la manda como imagen, que se ve directo en el hilo del mensaje. De cualquier forma el monto a pagar, sus instrucciones de pago y su enlace de pago viajan en el mensaje, y el archivo se construye en su teléfono — nunca pasa por nosotros.

¿Cómo me pagan mis clientes?

Ponga su enlace o usuario de pago en “Cobre en línea” y cada factura lleva un código de escanear y pagar: su cliente apunta la cámara del teléfono y su app de pagos se abre, ya apuntando a usted. Tres caminos, porque los clientes leen la factura en lugares distintos — escanear el código en una copia impresa, tocar el código en el PDF (un teléfono no puede fotografiar su propia pantalla, así que en el teléfono el toque es el que funciona), o tocar el enlace del mensaje que usted mandó. El dinero se mueve directo entre su cliente y su propia cuenta de pagos — no somos un procesador de pagos, nunca lo tocamos, y nunca vemos si le pagaron.

¿Qué apps de pago funcionan con el código de escanear y pagar?

Cash App, PayPal y Venmo pueden llevar el monto en el enlace, así que la app del cliente se abre con el saldo ya puesto — escriba su $cashtag, su usuario @venmo o su dirección paypal.me. Cualquier otro enlace de pago también sirve (un enlace de Stripe o Square, o su propia página de citas); esos no pueden llevar el monto, así que el cliente lo escribe. Zelle no tiene estándar de enlaces, así que ponga su número de Zelle en “Cómo pagar”. Use lo que use, toque Probar este enlace una vez — abre la página donde va a caer su cliente, para que revise que el nombre es el suyo. Un carácter mal escrito manda su dinero a un desconocido, y ninguna app de pagos le va a avisar.

¿Debo cobrar con mi Venmo o Cash App personal?

Revise primero — esta muerde a los tradespeople. El acuerdo de usuario de Venmo no permite recibir pagos de negocio en un perfil personal, y a las cuentas que agarran haciéndolo les pueden retener, revertir o congelar el dinero — que es su nómina en el limbo. Cash App y PayPal marcan la misma línea entre pagarle a un amigo y cobrar por trabajo. Las tres ofrecen un perfil de negocio que sí puede recibir pagos de clientes; espere una pequeña comisión por pago y reporte al IRS, que de todos modos es lo que usted quiere cuando ya está facturando. Pregúntele a su contador antes de la primera factura, no cuando la cuenta ya está bloqueada.

¿Puedo volver a abrir una factura anterior?

Sí. Cada documento que imprime se guarda automáticamente en este dispositivo. Ábralo desde “Documentos guardados en este dispositivo”, edítelo y vuelva a imprimir. Use el mismo navegador y ahí está siempre.

¿Qué debe incluir una factura de limpieza?

El nombre de su negocio y su número de licencia, el nombre del cliente y la dirección del servicio, el trabajo desglosado (por ejemplo: Deep clean — 3BR/2BA, supplies included), el impuesto si aplica, cualquier depósito ya recibido, y sus términos de garantía. Más allá de eso, las facturas de limpieza llevan cosas que la lista genérica no menciona: los cuartos o las áreas cubiertas y, igual de importante, lo que explícitamente no entró en el alcance — el interior del horno, el interior del refrigerador, las ventanas por dentro. Una disputa de limpieza casi siempre es sobre algo que nadie escribió.

¿Qué causa los callbacks en trabajos de limpieza, y cómo los evito?

La llamada que le llega rara vez es por un cuarto que se saltó. Es por una superficie que sigue viéndose sucia después de que usted la limpió, porque nunca fue mugre. El vidrio de la regadera grabado por años de agua dura queda nublado después de que le quita el sarro. El grout ya desgastado hasta perder el color no vuelve a blanquear. El silicón con moho crecido dentro de la línea se queda gris sin importar qué le deje encima toda la noche. El cliente entra al mismo baño y lee daño permanente como trabajo no hecho. Lo que termina esa discusión es una línea escrita en la factura el día que usted estuvo parado ahí, nombrando la superficie y la condición: vidrio de regadera con el sarro removido, el grabado mineral en el panel de abajo es permanente. La alfombra es la otra. Una mancha tratada puede volver a subir desde la base dos días después de la extracción, así que anote la mancha y anote que puede resurgir, antes de salir de la propiedad.

¿Qué trabajo de limpieza se hace y nunca se factura?

La basura es la línea que se desaparece. Un move-out o un trabajo de post-construcción llena más bolsas de las que caben en el bote del cliente, así que las bolsas se van en su vehículo y salen en su vuelta al tiradero, en su día. Ponga el acarreo en su propia línea o lo acaba de regalar. El acceso es la otra. El código del lockbox que no funciona, el administrador de la propiedad que viene a veinte minutos, el segundo viaje que manejó porque nadie le abrió. Esperar el ciclo de la secadora en un turnover de renta es tiempo que usted pasa parado en la unidad. También lo es despejar un cuarto antes de poder limpiarlo, porque un mostrador cubierto de pertenencias todavía no es un mostrador. Resurtir el papel y el jabón del cliente es trabajo. También lo son la vuelta por productos para una renta, los productos que insistieron que usara, y el certificado de seguro que un edificio quiere en archivo antes de dejarlo entrar.

¿Qué debo dejar registrado de un trabajo?

Fotografíe el daño que usted no hizo, antes de tocar nada. La quemadura en la cubierta, el rayón profundo en el vinil, la mancha que ya estaba en la alfombra de la recámara, el asiento de baño estrellado. En una unidad vacía usted es la última persona en esos cuartos antes de que alguien empiece a preguntar quién los arruinó. Retrate cada cuarto al llegar y otra vez terminado, con la hora marcada, y guarde los juegos de move-out y de turnover por lo menos un año. Un pleito de depósito cae un mes después y un anfitrión de renta corta va a regresar por un reclamo de daño de huésped mucho después de eso. Registre qué producto se aplicó en cualquier superficie con acabado: piedra, madera, un piso encerado, piel. Si una cubierta se marca o un piso se nubla semanas después, la única pregunta que hacen es qué le puso usted. En trabajo comercial, registre que los señalamientos de piso mojado salieron. Una aseguradora pide eso primero.

¿Puedo hacer estimados también?

Sí — cambie el Tipo de documento a Estimado. La numeración, el guardado y la impresión funcionan exactamente igual.

¿Y si no tengo número de licencia?

Déjelo en blanco — es opcional, y un campo de licencia vacío se omite solo de la factura impresa. No todos los estados licencian todos los oficios. La limpieza generalmente no necesita licencia de oficio en ningún lado, solo el registro ordinario de negocio que su ciudad o estado le pide a cualquier negocio. La fianza y el seguro de responsabilidad son lo que los clientes comerciales piden en su lugar, y vale la pena poner el número de póliza en la factura cuando lo piden. Las reglas cambian y varían por estado y ciudad, así que confirme la suya con la junta de licencias de su estado en lugar de creerle a una página web — incluida esta.

¿Cómo llevo la cuenta de quién me debe?

Cada factura que imprime se guarda con estado NO PAGADA. Abra “Documentos guardados en este dispositivo” para ver su total pendiente de un vistazo, y toque el estado para marcarla pagada cuando caiga el dinero.

¿Y si mi cliente dice que está exento de impuestos?

Consiga el certificado de exención y guárdelo con el trabajo. Iglesias, escuelas, organizaciones benéficas y trabajos de ciudad o condado suelen estar exentos, y un contratista general que compra su trabajo para revenderlo suele ser una reventa más que una exención — en ambos casos es trabajo del cliente probarlo, no suyo asumirlo. Si no cobra el impuesto y no hay certificado válido archivado, el auditor le cobra a usted el impuesto no recaudado, con intereses. Pregunte antes de facturar, y ponga una línea en las notas para que una factura sin impuesto se explique sola años después.

¿Qué tasa de impuesto cobro en una factura de limpieza?

Empiece con otra pregunta: ¿el trabajo lleva impuesto siquiera? En la mayoría de los estados, el trabajo que mejora una propiedad — una instalación nueva, una remodelación, una ampliación — lo convierte a usted en el usuario final de los materiales. Usted pagó el impuesto en la proveedora y no le agrega impuesto a la factura del cliente. Las reparaciones y el mantenimiento llevan impuesto mucho más seguido, y algunos estados tratan distinto el trabajo residencial y el comercial. Si el impuesto sí aplica, la tasa es la de la dirección del servicio: solo unos cuantos estados tienen una sola tasa estatal, y en el resto los condados y ciudades agregan encima. Toque “¿No sabe si cobrar impuesto sobre las ventas?” debajo del campo de impuesto, elija su estado, y le mostramos la tasa estatal y el enlace directo a la guía de su departamento de ingresos. Y no existe impuesto federal sobre las ventas — su impuesto federal es el de ingresos y el de trabajo por cuenta propia, que se arregla con el IRS, no algo que se le cobra al cliente. Cuando no aplica, deje la tasa en 0.