Plantilla gratis de factura y estimado (Word, Excel, PDF)

El número de orden de compra, el total que se carga a esa orden, y muchas veces el número de líneas, antes de que alguien lea una descripción. Una factura que se pasa de su orden, o que cita una orden que se cerró al final de su año fiscal, regresa completa en lugar de pagarse en parte, y usted espera a la siguiente corrida de pagos. Mande una factura por orden y nunca una que cubra dos, revise primero lo que queda en la orden, y ponga su dirección de pago (remit-to), las condiciones acordadas y el número de proveedor que le asignaron donde un empleado los encuentre sin tener que llamar. Diríjala a una persona además de a una empresa; una factura dirigida a nadie en particular se queda en la fila. Donde las facturas se suben por un portal, guarde el número de confirmación: es lo que resuelve cualquier discusión sobre si la factura se mandó o no.

Las dos cosas son normales, siempre que la línea misma declare cuál es. Un cargo al costo va sin margen y lleva al lado el número de factura del propio subcontratista. Una línea con margen aparece como servicio suyo, a su cifra, y no muestra nada del papeleo de ellos. Lo que empieza los pleitos es hacer las dos cosas a la vez — la factura de ellos adjunta y un número distinto en la hoja. De cualquier forma, el papeleo del sub le toca guardarlo a usted: pídale un W-9 antes del primer pago, y una vez que los pagos del año a un sub que no es corporación pasen el umbral federal de reporte, sigue un 1099-NEC después del cierre del año. Ese umbral es el del IRS y aplica dondequiera que usted trabaje. Nombre en la línea lo que hizo el sub, no nada más que alguien más lo hizo.

El registro de cuentas. Un documento vende el bloque — un anticipo (retainer), una bolsa de horas, un periodo pagado por adelantado — y ese es el único que lleva dinero. Cada factura que sigue enumera el trabajo realizado, las horas descontadas del bloque y las horas que todavía quedan, y cierra sin saldo por pagar. Mándelas con el mismo calendario con que mandaría una cuenta de verdad, porque ese registro corrido resuelve cualquier pregunta posterior sobre qué compró el bloque, y un cliente que ve bajar el saldo renueva sin que nadie lo persiga. Dos cosas van por escrito antes de que se descuente la primera hora: si las horas no usadas pasan al siguiente periodo o vencen con él, y la tarifa que aplica una vez que se acaba el bloque.

Sí, y las etapas se acuerdan antes de que empiece el trabajo, nunca se proponen cuando el dinero ya no alcanza. Divida el trabajo en etapas con nombre, póngale un valor a cada una, tome un depósito a cuenta de la primera, y luego facture usando los mismos nombres de etapa que usó el estimado — una factura cuyas etapas no coinciden con el estimado nadie la puede conciliar, y se queda parada. Cada una dice cuánto de esa etapa está terminado y qué cobraron ya las facturas anteriores, para que el total acumulado se pueda leer sin sacar un expediente. Cobre la última etapa cuando el cliente tenga lo que se le prometió. Si el cliente retiene una parte de cada pago hasta entonces, muestre esa parte como una línea propia desde la primera factura en adelante, para que la última libere una cifra que los dos han estado vigilando.